von Ines Prinz

Veränderungen sind ein wichtiger und unausweichlicher Bestandteil unseres Lebens. Dies stellt nicht nur unser privates Leben vor ständige Herausforderungen, sondern auch ganze Unternehmen. Dabei ist der richtige Umgang mit solchen Veränderungen entscheidend für den Unternehmenserfolg. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die Kommunikation. Die Change Kommunikation hat das Ziel die Mitarbeitenden zu informieren, zu emotionalisieren und zu befähigen.

Wie genau eine solche Kommunikationsstrategie ausgestaltet wird und welche Elemente sie beinhalten sollte, wurde uns in einem interaktiven Zoom-Workshop mit Freya Schlapkohl und Judith Götter von MontuaPartner Communications nähergebracht.

Change ist unser Alltag

Der Wandel ist für viele Unternehmen zum Unternehmensalltag geworden. Dafür gibt es unterschiedliche Auslöser, die einen Wandel verursachen können. Es kann sich um äußere Umstände, aber auch interne oder gesellschaftliche Veränderungen handeln. Es wird zwischen drei verschiedenen Modi eines Changes unterschieden: dem revolutionären, evolutionären und überraschenden Change. Während sich ein evolutionärer Change mit der Zeit entwickelt, treten bei einem überraschenden Change – wie der Name nahelegt – die Veränderungen überraschend auf. Ein aktuelles Beispiel dafür ist der Beginn der Corona-Pandemie und die damit einhergehenden Folgen. Viele Unternehmen standen plötzlich vor neuen Herausforderungen und tun es noch – zum Beispiel den Alltag vom Büroleben ins Home Office zu verlagern.

Veränderungen durch Kommunikation vorantreiben

Um den Change so erfolgreich wie möglich voranzubringen, ist eine gut ausgearbeitete Kommunikationsstrategie entscheidend. Dabei gibt es zahlreiche Aspekte, die dabei in die Strategie integriert werden sollten. Dazu zählen eine gute Change Vision und Story oder auch die Kernbotschaften. Außerdem sollten vier wichtige Schritte dabei beachtet werden: Zunächst sollte eine Analyse der Situation erstellt werden, um darauf aufbauend ein Konzept entwickeln zu können. Danach wird das Konzept mit Maßnahmen umgesetzt. Ein wichtiger Punkt ist hier die kontinuierliche Evaluation und gegebenenfalls die Anpassung der jeweiligen Maßnahmen. Fast genauso wichtig ist es, im Prozess trotz guter Planung flexibel zu bleiben – denn nichts ist stetiger als der Wandel.

It’s our turn

Um die vielen neuen Informationen zu verinnerlichen, haben wir anhand eines Beispiels eine eigene Kommunikationsstrategie entwickelt. Dafür wurden wir, wie es in den Zeiten von Onlineuniversität niemanden mehr überraschen dürfte, in Breakout Sessions zusammengewürfelt. Danach hatten wir 20 Minuten Zeit, eine Change Vision sowie die Kommunikationsziele und Kernbotschaften zu formulieren. Auch die Kreativität kam im Workshop nicht zu kurz, da wir, um das Konzept abzurunden, uns ebenfalls einige Maßnahmen überlegen durften.

Um eine möglichst reale Situation herzustellen, haben die verschiedenen Gruppen jeweils fünf Minuten Zeit bekommen, um ihre Strategie vor allen anderen zu pitchen. Trotz der kurzen Bearbeitungszeit sind viele originelle Ideen entstanden, wie unser Fallbeispiel-Unternehmen, die Lollipopp AG, während des geplanten Changes kommunizieren sollte.

Besonders hervorgehoben wurde die Wichtigkeit der Change Vision, da alles andere darauf aufbaut und sie zielweisend für die Mitarbeitenden sein sollte. Es ist wichtig eine nachvollziehbare, gut verständliche und klar formulierte Change Vision entstehen zu lassen. Ein entscheidender Tipp: eine solche Vision sollte am besten gemeinsam mit dem Unternehmen formuliert werden, da diese ihre Mitarbeitenden am besten kennen und sie die Vision schließlich auch vertreten und vorleben müssen.

Tipps und Erfahrungen aus der Praxis

Anschließend hatten wir noch die Gelegenheit, den Kommunikationsprofis einige Fragen zu stellen und Tipps sowie Erfahrungen aus der Praxis zu bekommen. Dabei zeigte sich, dass einige Unternehmen die Kommunikation erst zu spät in den Veränderungsprozess einbeziehen und dass gerade dann eine Analyse für externe Beraterinnen und Berater besonders wichtig ist. Nur so besteht die Möglichkeit, die Kommunikation in die richtige Richtung zu lenken und den Change erfolgreich zu begleiten. Des Weiteren ist es wichtig zu beachten, alle Mitarbeitenden in das Change Vorhaben mit einzubeziehen, da alle Abteilungen vom Change betroffen sein können. Durch eine offene Kommunikation im Unternehmen kann eine Transparenz erzeugt werden, welche entstehende Unsicherheiten der Mitarbeitenden minimieren kann.

Wichtige Learnings aus dem Workshop

Dieser interaktive Workshop hat uns gezeigt, wie essentiell die Kommunikation während eines Veränderungsprozesses ist. Es ist von großer Bedeutung alle Stakeholder, die vom Change betroffen sind, zu adressieren und die drei Kommunikationsziele immer im Hinterkopf zu behalten. Auch die Ausdauer bei der Erstellung einer Change Vision ist unumgänglich für eine erfolgreiche Change Kommunikation!

„Jede gute Change Strategie braucht eine gut abgeleitete Kommunikationsstrategie“

Vielen Dank an MontuaPartner Communications für diesen spannenden und interessanten Workshop mit vielen neuen Learnings für die Change Kommunikation!

Der Beitrag Change ist unser neuer Alltag – Workshop zu Change Communication mit MontuaPartner Communications erschien zuerst auf PRIHO e.V..

von Roxana Roggenwallner

Was steckt hinter den Begriffen Restrukturierungs- und Veränderungskommunikation und inwiefern betreffen diese konkret die Arbeit der Unternehmensberatung GAULY? In einem virtuellen Intensivworkshop gab Johannes Fischer, Managing Partner von GAULY, mit Unterstützung von Kathrin Schmidtke, Analyst bei GAULY und ehemalige PRIHO-Vorständin, Einblicke in diese Kommunikationsdisziplin und brachte den PRIHO-TeilnehmerInnen Vorgehensweisen und Besonderheiten näher.

Die Corona Krise hat die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen massiv verschärft. In diesem Zuge hinterfragen Unternehmen zunehmend ihre Strukturen, Prozesse und Ausgaben, um langfristig profitabel zu bleiben. Meldungen zu Stellenabbau oder Standortschließungen häufen sich und die Zahl der Restrukturierungsfälle steigt. In dieser Sondersituation nimmt Kommunikation eine Schlüsselrolle ein: Einerseits informiert sie interne und externe Stakeholder über den Restrukturierungsprozess und ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für dessen Gelingen. Andererseits bindet sie Führungskräfte und Mitarbeitende in diesem Prozess ein, aktiviert und befähigt sie, um eine adaptive Kultur zu entwickeln, die den Geschäftserfolg unterstützt.

Auf diesem Weg begleitet GAULY sowohl globale Unternehmen und DAX-Konzerne als auch Familienunternehmen und Mittelständler. GAULY ist eine der führenden unabhängigen Unternehmensberatungen für Strategie und Kommunikation, die sowohl national als auch international tätig sind und ihren Sitz in Deutschland haben.

Zusammenhängende Prozesse

Die beiden Begriffe Restrukturierungs- und Veränderungskommunikation hängen unmittelbar miteinander zusammen: Bei einer Restrukturierung geht es stets auch um Veränderungen, die intern und extern kommuniziert werden müssen. Unternehmen haben unterschiedliche Gründe, weshalb sie sich dafür entscheiden bzw. dazu gezwungen sind. Meist hängt es mit Veränderungen am Markt zusammen, welche die Rahmenbedingungen beeinflussen. Beispielsweise eine erhöhte Konkurrenzsituation oder, wie im aktuellen Fall, die Einflüsse einer Krise wie der Corona-Pandemie. Ein Restrukturierungsprogramm ist oft die letzte Möglichkeit, um ein Unternehmen wirtschaftlich langfristig wieder gesund aufzustellen und einer Insolvenz zu entgehen. Bei dieser Transformation unterstützt die Unternehmensberatung GAULY Unternehmen kommunikativ und im Change Management. Im Webinar zeigte Johannes Fischer, welche Schlüsselrolle Kommunikation dabei einnimmt.

Problem erkannt – was ist mit der Umsetzung?

Meist wird von den Unternehmen zwar das Problem erkannt und eine gute Strategie geplant, jedoch hapert es an der Umsetzung. Häufig wird GAULY auf den Plan gerufen, wenn sich das Unternehmen bereits in einer kritischen Abwärtsspirale befindet. Um dem entgegenzuwirken, sollte schnell gehandelt und aktiv an Maßnahmen zur Verbesserung der Situation gearbeitet werden. An dieser Stelle unterstützt GAULY bei der Steuerung in die richtige Richtung und der Kommunikation wichtiger Maßnahmen des Restrukturierungsprogramms. Denn wer nicht nur eine gute Strategie verfolgt, sondern auch richtig handelt, kann Vertrauensverluste und Reputationsschäden eindämmen. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist es, alle Stakeholder abzuholen und über den bevorstehenden Prozess zu informieren.

3 Punkte Plan für Unternehmen in der Abwärtsspirale

Anhand eines anonymisierten Praxisbeispiels wurde den TeilnehmerInnen des Workshops beispielhaft die Rolle von Kommunikation in einem Restrukturierungsfall erläutert. Um einem Unternehmen zu helfen, sind vor allem drei verschiedene Schritte nötig. Ein solche Veränderung ist nichts, was von heute auf morgen bewerkstelligt werden kann, sondern stellt einen längerfristigen Prozess dar, der sich über mehrere Monate erstreckt.

Zunächst wird offen kommuniziert, in welcher Situation sich das Unternehmen befindet und warum die Restrukturierung notwendig ist. Dabei sollten Unternehmen die Situation nicht künstlich schönreden, so Johannes Fischer. Der Rat hierbei lautet: Lieber ein wenig pessimistischer sein, als die aktuelle Lage zu optimistisch darzustellen und anschließend falsch zu liegen. Danach ist oft erst einmal kommunikative Zurückhaltung angebracht. Dieser Schritt mag zwar auf den ersten Blick sehr ungewöhnlich wirken, hat aber eine wichtige Daseinsberechtigung. Denn er verschafft dem Management Zeit, das Restrukturierungsprogramm umzusetzen und zugleich intern Klarheit über die Situation allgemein und den Umgang mit ihr herzustellen. Es ist außerdem besonders wichtig, nicht vorschnell kleine Erfolge zu kommunizieren, die sehr schnell verpuffen können und nicht den gewünschten positiven Effekt erzielen.

In einem letzten Schritt wird dann, sobald das Restrukturierungsprogramm greift, über den Fortschritt des Unternehmens berichtet und alle Stakeholder in das Geschehen eingebunden.

Strategische Hilfe in Krisenzeiten

Gerade in Krisenzeiten, in denen Themen, wie Insolvenz und Stellenstreichungen die Medienberichterstattung dominieren, ist es umso wichtiger zu wissen, wie Kommunikation Unternehmen unterstützen kann, um die Krise zu überstehen und gestärkt aus ihr hervorzugehen.

Vielen Dank an unseren Förderer GAULY für diesen spannenden, aktuellen und praxisnahen Workshop und dass wir unsere Fragen loswerden durften!

Der Beitrag Gauly X PRIHO: Restrukturierungs- und Veränderungskommunikation erschien zuerst auf PRIHO e.V..