von Ines Prinz
Veränderungen sind ein wichtiger und unausweichlicher Bestandteil unseres Lebens. Dies stellt nicht nur unser privates Leben vor ständige Herausforderungen, sondern auch ganze Unternehmen. Dabei ist der richtige Umgang mit solchen Veränderungen entscheidend für den Unternehmenserfolg. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die Kommunikation. Die Change Kommunikation hat das Ziel die Mitarbeitenden zu informieren, zu emotionalisieren und zu befähigen.
Wie genau eine solche Kommunikationsstrategie ausgestaltet wird und welche Elemente sie beinhalten sollte, wurde uns in einem interaktiven Zoom-Workshop mit Freya Schlapkohl und Judith Götter von MontuaPartner Communications nähergebracht.
Change ist unser Alltag
Der Wandel ist für viele Unternehmen zum Unternehmensalltag geworden. Dafür gibt es unterschiedliche Auslöser, die einen Wandel verursachen können. Es kann sich um äußere Umstände, aber auch interne oder gesellschaftliche Veränderungen handeln. Es wird zwischen drei verschiedenen Modi eines Changes unterschieden: dem revolutionären, evolutionären und überraschenden Change. Während sich ein evolutionärer Change mit der Zeit entwickelt, treten bei einem überraschenden Change – wie der Name nahelegt – die Veränderungen überraschend auf. Ein aktuelles Beispiel dafür ist der Beginn der Corona-Pandemie und die damit einhergehenden Folgen. Viele Unternehmen standen plötzlich vor neuen Herausforderungen und tun es noch – zum Beispiel den Alltag vom Büroleben ins Home Office zu verlagern.
Veränderungen durch Kommunikation vorantreiben
Um den Change so erfolgreich wie möglich voranzubringen, ist eine gut ausgearbeitete Kommunikationsstrategie entscheidend. Dabei gibt es zahlreiche Aspekte, die dabei in die Strategie integriert werden sollten. Dazu zählen eine gute Change Vision und Story oder auch die Kernbotschaften. Außerdem sollten vier wichtige Schritte dabei beachtet werden: Zunächst sollte eine Analyse der Situation erstellt werden, um darauf aufbauend ein Konzept entwickeln zu können. Danach wird das Konzept mit Maßnahmen umgesetzt. Ein wichtiger Punkt ist hier die kontinuierliche Evaluation und gegebenenfalls die Anpassung der jeweiligen Maßnahmen. Fast genauso wichtig ist es, im Prozess trotz guter Planung flexibel zu bleiben – denn nichts ist stetiger als der Wandel.
It’s our turn
Um die vielen neuen Informationen zu verinnerlichen, haben wir anhand eines Beispiels eine eigene Kommunikationsstrategie entwickelt. Dafür wurden wir, wie es in den Zeiten von Onlineuniversität niemanden mehr überraschen dürfte, in Breakout Sessions zusammengewürfelt. Danach hatten wir 20 Minuten Zeit, eine Change Vision sowie die Kommunikationsziele und Kernbotschaften zu formulieren. Auch die Kreativität kam im Workshop nicht zu kurz, da wir, um das Konzept abzurunden, uns ebenfalls einige Maßnahmen überlegen durften.
Um eine möglichst reale Situation herzustellen, haben die verschiedenen Gruppen jeweils fünf Minuten Zeit bekommen, um ihre Strategie vor allen anderen zu pitchen. Trotz der kurzen Bearbeitungszeit sind viele originelle Ideen entstanden, wie unser Fallbeispiel-Unternehmen, die Lollipopp AG, während des geplanten Changes kommunizieren sollte.
Besonders hervorgehoben wurde die Wichtigkeit der Change Vision, da alles andere darauf aufbaut und sie zielweisend für die Mitarbeitenden sein sollte. Es ist wichtig eine nachvollziehbare, gut verständliche und klar formulierte Change Vision entstehen zu lassen. Ein entscheidender Tipp: eine solche Vision sollte am besten gemeinsam mit dem Unternehmen formuliert werden, da diese ihre Mitarbeitenden am besten kennen und sie die Vision schließlich auch vertreten und vorleben müssen.
Tipps und Erfahrungen aus der Praxis
Anschließend hatten wir noch die Gelegenheit, den Kommunikationsprofis einige Fragen zu stellen und Tipps sowie Erfahrungen aus der Praxis zu bekommen. Dabei zeigte sich, dass einige Unternehmen die Kommunikation erst zu spät in den Veränderungsprozess einbeziehen und dass gerade dann eine Analyse für externe Beraterinnen und Berater besonders wichtig ist. Nur so besteht die Möglichkeit, die Kommunikation in die richtige Richtung zu lenken und den Change erfolgreich zu begleiten. Des Weiteren ist es wichtig zu beachten, alle Mitarbeitenden in das Change Vorhaben mit einzubeziehen, da alle Abteilungen vom Change betroffen sein können. Durch eine offene Kommunikation im Unternehmen kann eine Transparenz erzeugt werden, welche entstehende Unsicherheiten der Mitarbeitenden minimieren kann.
Wichtige Learnings aus dem Workshop
Dieser interaktive Workshop hat uns gezeigt, wie essentiell die Kommunikation während eines Veränderungsprozesses ist. Es ist von großer Bedeutung alle Stakeholder, die vom Change betroffen sind, zu adressieren und die drei Kommunikationsziele immer im Hinterkopf zu behalten. Auch die Ausdauer bei der Erstellung einer Change Vision ist unumgänglich für eine erfolgreiche Change Kommunikation!
„Jede gute Change Strategie braucht eine gut abgeleitete Kommunikationsstrategie“
Vielen Dank an MontuaPartner Communications für diesen spannenden und interessanten Workshop mit vielen neuen Learnings für die Change Kommunikation!